Retour sur Workspace Expo 2024

On ne présente plus Workspace Expo. Salon dédié à l’Environnement de Travail, il rassemble depuis plusieurs années les plus grands acteurs du domaine pour 3 jours d’échanges et de découvertes.

Pour la troisième année consécutive, l’équipe de Osol s’est rendue sur place pour présenter la dernière version de la Osol Base. Mais c’était aussi l’occasion de retrouver nos partenaires, de rencontrer de nouveaux acteurs du marché ou encore d’assister aux conférences sur les sujets brûlants de l’Environnement de Travail.

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Des mises en situation idéales pour les Picos

Le salon Workspace Expo est un parfait moment pour présenter la solution Osol Base et ses Picos. Les visiteurs ont ainsi pu en découvrir ses bénéfices et même l’utiliser sur les différents stands !

Une panne de batterie sur son ordinateur portable ? sur son smartphone ? ou encore sur sa tablette ? Osol était là !

Retour en images sur votre utilisation des Picos 👇

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Merci à tous nos partenaires existants et fraîchement rencontrés pour votre accueil !

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Des conférences sur tous les sujets de l’Environnement de Travail

Workspace Expo c’est aussi 3 jours où des intervenants qualifiés apportent leurs expertises lors de conférences.

On en a assisté à quelques unes et on vous en fait un résumé 👇

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Conférence 1 - L'environnement de travail comme catalyseur de la solidarité d'entreprise

Comment l’entreprise peut permettre de créer de la solidarité grâce à son Environnement de Travail ?

‍Conférence animée par Sinem BEAUJEAN, Global Engagement Strategist @SEDUS, avec pour intervenants :

Manuel MARTINS : Directeur Adjoint De L'Environnement De Travail France – DANONE
Kinda GARMAN : Directrice Générale – BUREAUX DU CŒUR
Marie-Hélène PORTEL : Senior IFM Operations Manager - CoreNet Global France Chapter, Vice-Présidente – EMEA GLOBAL WORKPLACE SERVICES
Valerie DEMARGERIE : Présidente et Co-fondatrice – LE CHAÎNON MANQUANT ANTI-GASPI

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Des associations pour encourager l’engagement des entreprises

En partant du constat que plus de 330 000 personnes dorment à la rue en France alors que les bureaux ne sont occupés que 30% du temps, les Bureaux du cœur travaillent avec des entreprises qui proposent leurs locaux le soir et le week-end. Danone - première société cotée à adopter le statut de Société à Mission - fait confiance aux Bureaux du coeur et offre ainsi ses espaces pour héberger des personnes dans le besoin. Les locaux d'entreprises offrent un cadre sûr et stable, facilitant la coopération et l'activation de réseaux. En dehors de l'accueil, les contacts informels avec les entreprises accélèrent l'insertion des bénéficiaires.

Le Chaînon Manquant est quant à lui spécialisée dans la redistribution alimentaire. Il joue un rôle crucial dans la lutte contre le gaspillage et la précarité en France. Chaque jour, l’initiative collecte des surplus alimentaires de qualité dans des organismes partenaires (entreprises, écoles, hôtels, etc) pour les distribuer immédiatement aux associations d’accueil locales. Face à une réalité alarmante où 10 millions de tonnes de nourriture sont perdues annuellement et où 8 millions de personnes souffrent de la faim, cette initiative mobilise plus de 300 bénévoles dynamiques depuis 2014. Son engagement en faveur d'un monde responsable et solidaire se traduit par une action concrète visant à répondre aux besoins essentiels des plus démunis.

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Des initiatives solidaires pour encourager ses employés

Avec des collaborateurs qui mettent de plus en plus l’accent sur la quête de sens et de valeurs profondes, l’engagement des entreprises envers la Responsabilité Sociale et Environnementale n’est plus qu’un simple concept. Il est même évalué par certains candidats lors d’entretiens d’embauche comme l’abordait Thierry Cadiot (Shiseido) lors d’une conférence organisée par l’IDET (troisième conférence résumée, voir plus bas).

Encourager ses employés à s’investir davantage sur ces sujets devient donc un nouvel enjeu crucial pour les Directions Environnement de Travail et Ressources Humaines. L’une des idées de Danone est de créer des “programmes d’engagement collaborateur” qui permettent à tous ceux qui le souhaitent de travailler une journée pour une association. Des entreprises qui mettent en relation collaborateurs et associations ont d’ailleurs vu le jour depuis quelques années.

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À retenir : il faut créer du lien

C’est le mot de la fin de cette conférence : le lien. Chaque individu peut apporter son aide d’une certaine façon et les entreprises doivent désormais encourager ce type d’initiatives.

Conférence "L'environnement de travail comme catalyseur de la solidarité d'entreprise

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Conférence 2 - IA pour l’aide à la décision, le futur de vos espaces de travail

Comment peut-on aménager des bureaux grâce à l’IA ?

Conférence animée par Sébastien ROCQ, Intelligence collective et nouveaux modes de travail et journaliste @OFFICE ET CULTURE, avec pour intervenants :

Cyril HADJI-THOMAS : CEO & Cofounder @WAITACK
Blaise HEURTEUX : Associé Fondateur d’HBS- research @LA PLACE DE L’IMMOBILIER

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Des outils pour faciliter le quotidien des Directions Immobilières et Environnement de Travail

Depuis quelques années maintenant, l’Intelligence Artificielle a rejoint notre quotidien au travail. Mais encore très peu utilisée, elle reste un outil inconnu pour la plupart d’entre nous alors qu’elle peut être un allié de taille dans les missions d’un Directeur Immobilier ou d’Environnement de Travail par exemple.

Pour bien comprendre l’Intelligence Artificielle, les intervenants sont repartis d’une échelle avec les différents objectifs de l’IA :

Automatiser : IA basique et ancienne (autofocus, anti spam…)
Imiter (parler, écouter, voir, comprendre) : c’est l’objectif principal encore recherché avec les IA bien connues comme chatGPT par exemple qui se basent sur des données disponibles sur internet
Optimiser (logistique, traffic etc) : on a moins de données mais plus qualifiées
Concevoir et prévoir (météo, sécurité, environnement...) : complexité extrême, une action que même un humain n’a jamais réussi à faire seul

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Dans un contexte où l’immobilier se digitalise de plus en plus, l’utilisation des données devient plus que nécessaire. C’est ainsi que La Place de l’Immobilier a vu le jour avec l’objectif d’offrir toutes les données des bâtiments sur une même plateforme.

Cependant l’enjeu n’est pas uniquement la récupération des données mais aussi l’utilisation de celles-ci pour en créer de la valeur. Ainsi, pour l’aménagement des espaces de travail, Waitack réalise tous les scénarios immobiliers possibles instantanément pour prendre une décision optimale et partagée.

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Des astuces dans le quotidien des Directions Immobilières et Environnement de Travail

Implémenter des solutions comme La Place de l’Immobilier et Waitack peut grandement aider à la prise de décision. Cependant, il existe aussi des astuces qui peuvent faciliter les missions quotidiennes de ces métiers. Par exemple, certaines IA permettent l’automatisation de la lecture des baux ou autres documents PDF afin d’en sortir et d’en classer le contenu. C’est un gain de temps considérable qui permettra de mettre plus de temps sur d’autres missions, peu ou pas réalisables avec l’IA.

Selon les intervenants, la vraie fonction de l’immobilier est de travailler sur l’utilisation de la data pour créer des indicateurs que personne n’est capable de faire seule. En effet, l’immobilier et l’environnement de travail étant des domaines centraux, ils seront toujours en relation avec une fonction (RH, IT, Marketing ou encore Commerciale) donc il faut réussir à sortir des informations pratiques et qualifiées pour préparer les prises de décision.

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Conférence 3 - Expérience collaborateur : comment construire des parcours qui favorisent l’engagement et le bien-être des équipes ?

Intervenants de la conférence :

Alexis TORGOMAN : Facilities & Ehs Manager @IPSEN
Franck DOUAU : Secrétaire Général @IDET et Deputy Facilities Director @LVMH
Thierry ALLIO : Codir @IDET et Workplace & Environment Service Manager @SHISEIDO

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Les bases de l’expérience collaborateur

La conférence a débuté avec une prise de parole rapide de chaque intervenant au sujet de l’expérience collaborateur. Pour Alexis, c’est “une évidence de bien s’occuper des collaborateurs” d’autant plus que cette expérience devient beaucoup plus importante que des avantages traditionnels tels que les salaires par exemple. Selon Thierry, il faut savoir attirer et retenir les talents et cela passe par l’apport de services pertinents. Enfin, Franck souligne l’importance de travailler cette expérience collaborateur pour réussir le fameux retour au bureau.

Le parallèle entre expérience collaborateur et expérience client a lui aussi été abordé en introduction, mettant en avant le fait que les deux ne peuvent être décorrélés.

Avec 27% des salariés qui se disent épanouis au travail, on comprend encore plus l’importance de parler autant de ce concept et de trouver des solutions pour l’améliorer.

Afin de mettre en perspective cela, les intervenants ont retravaillé la célèbre Pyramide de Maslow pour en découler une pyramide spécifique à l’Environnement de Travail. Partant des besoins de base (numéro 1), ils ont défini les autres types de besoins pour comprendre où, quand et comment agir face aux demandes des collaborateurs et aux réalités métier :

Besoins physiologiques : ergonomie postes de travail, toilettes, fontaines, restauration, air neuf, climatisation etc
Besoins de sécurité : accessibilité simple et fluide, propreté, équipement fonctionnel, capacités d’évacuation
Besoins sociaux ou d’appartenance : espaces partagés, lieux de convivialité, restaurant d’entreprise, etc
Besoins d’estime ou de valorisation : personnalisation du service, reconnaissance
Besoin d’accomplissement : réalisation de soi

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Cette approche originale a mis en lumière les typologies de besoins et leur importance. Puis, chaque intervenant a donné ses retours d’expérience quant à l’expérience collaborateur.

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Retours d’expérience chez IPSEN, LVMH et Shiseido

La pyramide mise en avant est une bonne base pour retravailler son expérience collaborateur mais il faut garder en considération que le bien être est variable. Un élément de cette pyramide se casse et tout s’effondre. Il est donc primordial que les Directions d’Environnement de Travail restent adaptables car l’erreur est inévitable, la mise en place d’un service ne peut pas toujours être une réussite.

L’adaptabilité a donc été abordé comme “la clé” pour définir une bonne expérience collaborateur. Et pour s’adapter, il faut savoir écouter : les feedbacks sont un des éléments clés que les intervenants ont mis en avant. Exemples d’initiatives de feedbacks mises en place :

Questionnaire avec questions fermées et ouvertes
Welcome breakfast : présentation des services et invitation à donner son avis
Centre Facility Management : bureau où les collaborateurs viennent faire leurs demandes
Service de gouvernants : des employés qui vont dans les bureaux pour prendre la température, prendre en charge des demandes d’intervention etc

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Au delà de la collecte de feedbacks, le plus important est de mettre en place des actions pour créer de la valeur depuis ces retours. Il faut montrer aux collaborateurs que leurs demandes sont prises en compte (mail ou message de suivi de la demande, proposition de participation à un atelier, etc).

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Les mots de la fin

Bien que les trois intervenants travaillent dans des organisations différentes, ils se rejoignent sur plusieurs points quant à l’expérience collaborateur. Voici les derniers points à retenir de cette conférence :

il faut donner du sens à ce qu’on fait - Alexis Torgoman
il y a 5 ans le bien être n’était pas un sujet mais on est désormais dans un virage ce qui rend les métiers de l’Environnement de Travail de plus en plus centraux pour l’entreprise - Thierry Allio
la base reste l’humain - Franck Douau

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Prêts pour une prochaine édition ?

Encore une fois, le salon Workspace Expo a permis à tous les acteurs et passionnés de l’Environnement de Travail de se retrouver, d’échanger ou encore de découvrir les dernières nouveautés des exposants.

L’équipe Osol a déjà hâte d’être de retour l’année prochaine 😎

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April 4, 2024

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#workplace