A l'occasion du 10ème épisode du podcast NuWork*, en partenariat avec l’IDET, nous recevons Guillaume Blanc, CEO @ MerciYanis, logiciel conçu pour aider le service d’environnement de travail dans ses missions.

Cet article comprend la retranscription de l’épisode et les points clefs abordés, les personnes et entreprises citées.

*Cet épisode fait partie d’une série sur le travail hybride, dans lequel l'objectif est de comprendre les évolutions du travail hybride, de l'environnement de travail et du mode de travail. 🌐

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Piloter son environnement de travail à l’ère hybride

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Le sujet de l’environnement de travail est devenu complexe, car il doit désormais s’articuler autour de différents paramètres : sociaux, digitaux, technologiques.

Et les missions du Directeur de l’Environnement de Travail se sont transformées pour lui donner un rôle plus central dans le développement des entreprises.

Il se situe désormais à mi-chemin entre l’homme et la technique.

Le nouveau paradigme impose au métier d’offrir une expérience quasi-parfaite, d’anticiper les incidents, de s’adapter en fonction des différents contextes.

Dans ce cadre, les acteurs de l’environnement de travail se (re)découvrent un besoin de travailler de façon synergique avec les autres corps de métier.

Désormais, tous concourent au même objectif : proposer le meilleur service au collaborateur.

Le bureau, dans un contexte en pleine mutation, reste indispensable pour qu’il puisse y construire des liens, de même qu’il intervient dans la performance et la productivité en entreprise.

Et les nouveaux outils des DET leur permettent de le gérer de façon plus économique, efficiente, et écologique.

Comment les professionnels de l’environnement de travail réinventent leurs métiers pour faire face aux nouveaux enjeux liés à l’adaptation et à la flexibilité des espaces de travail ?

Si l’hybride offre de nouveaux rôles, elle impose également de nouveaux défis. Face à l’utilisation variable des espaces, aux besoins qui évoluent constamment, MerciYanis nous aide à voir le projet dans sa globalité, en proposant d’aborder le sujet sous l’angle de la propreté à l’usage, un outil qui permet d’optimiser la gestion des ressources et de l’environnement.

Retranscription de l'épisode.

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💡Highlights

De quoi va t-on parler ?

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⭐Propreté à l’usage Comment la propreté à l'usage peut-elle contribuer à améliorer la qualité de service dans les espaces de travail ? Quelles sont les opportunités et les risques liés à cette approche ?

⭐Nouveaux rôles : Comment les professionnels de l'environnement de travail ont-ils dû se réinventer pour faire face aux nouveaux enjeux liés à l'adaptation et à la flexibilité dans les espaces de travail ? (maintenance) Comment la variabilité des usages dans les bureaux a-t-elle impacté la façon dont les professionnels de l'environnement de travail envisagent leur rôle ? → Défis, exigences.

⭐ Projet global : Comment la mise en place de pratiques de sobriété énergétique est-elle devenue un enjeu crucial pour les professionnels de l'environnement de travail ? Quelles solutions ont-ils développées pour y répondre ?

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🤝Rencontre avec : Guillaume Blanc, CEO@MerciYanis

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Maxime

On se retrouve aujourd'hui pour un nouvel épisode du Podcast NuWork, une initiative qui a été lancée par Osol et l'IDET, l'association qui fédère tous les acteurs de l'environnement de travail. Aujourd'hui, on a un acteur hyperactif pour le coup, Guillaume. Merci de nous rejoindre.

C'est super intéressant qu'on puisse adresser tout ce que tu as pu voir dans l'environnement de travail, parce que tu as un peu la casquette IDET en tant que membre très actif, mais tu as aussi cette casquette prestataire où tu interfaces avec tous les acteurs de l'environnement de travail en règle général. Tu abordes l’hybride d’un point de vue différent de celui du DET ou du Facility Manager

Est ce que tu pourrais te présenter ?

Guillaume

Je m'appelle Guillaume Blanc, je suis le CEO, et un des cofondateurs de MercYanis. J'ai un profil très tech à la base, puisque j'ai fait une école d'ingénieur d'informatique. Je ne connaissais pas du tout le monde de l'environnement de travail. Et à la fin des études avec Élise, on a décidé de se lancer dans l'aventure entrepreneuriale. On a fait la rencontre de Yanis, qui était à l'époque le responsable des services généraux de IoT Valley. En discutant avec Yanis, on a découvert le métier de l'environnement de travail et on a eu l'idée de développer un logiciel et toute une gamme de capteurs, pour l'aider dans toutes ses missions.

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🧹 L’environnement de travail : une profession réinventée

Maxime

C'est difficile de réaliser à quel point c'est complexe l'environnement de travail, en sortant d'un parcours ingénieur. Ça fait désormais intervenir énormément d'acteurs sur la chaîne. Comment s'est passé cet apprentissage pour toi ?

Guillaume

Yanis, nous a quand même beaucoup aidés. On a pris des heures à discuter. Avec la discussion, on s'est rendu compte de toute la valeur ajoutée qu'apportaient ces métiers. En 2019, pendant trois, quatre mois, je contactais plein de responsables des services généraux (anciennement Direction des environnements de travail) sur LinkedIn, pour comprendre leurs missions au quotidien, quels étaient leurs besoins, les synergies qu'ils avaient avec leurs équipes. Et ça m'a permis petit à petit de comprendre comment cette profession est articulée.

Maxime

Grâce à l'IDET, notamment Latifa Hakkou, mais grâce aussi à des intervenants de JLL comme Flore Prader, j'ai pu entrevoir toute la complexité de ces problématiques. A mi-chemin entre l'humain, la technique et l'IT, tout vient se mélanger pour créer une nouvelle expérience. Encore plus aujourd'hui, avec le passage au travail hybride, etc. Comment est-ce que toi tu l'as vu ce passage à l'hybride, d'une manière macro ?

Guillaume

Ça a impacté forcément toute la profession. On le voit sur différents sujets. Nous, on est assez proche de l'opérationnel, mais avec l'évolution de certains métiers, du jour au lendemain, il y a eu de nouvelles façons de travailler et il y a un besoin assez rapide et immédiat de pouvoir s'adapter. Là, je pense que la crise COVID qu'on a vécue et tout ce qui a suivi ont fait gagner des années en termes de digitalisation pour tout l'écosystème.

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🔗Le lien, facteur de succès

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Maxime

Pour en avoir parlé avec beaucoup de DET, mais aussi de collaborateurs, de DRH, la vision de ce que doit être le bureau demain a énormément évolué. Toi, si tu essayais de réduire ça à un mot, comment est ce que tu le définirais ?

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Guillaume

Je dirais « indispensable » parce que je crois vraiment au modèle hybride avec toute l'émergence des tiers lieux. Mais je reste convaincu qu'une entreprise, pour qu'elle puisse fonctionner sur du long terme, doit faire en sorte que les collaborateurs puissent se voir, être dans la même pièce. En termes d'innovation, de création de liens, de confiance, ça va se passer seulement quand tu crées des liens avec tes collègues. C'est ça qui va être pour moi un vrai facteur différentiant pour identifier les entreprises qui vont performer, de celles qui auront du mal à fidéliser les talents au niveau opérationnel.

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🏘️ Quelles formes pour le bureau de demain ?

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Maxime

En effet, le bureau doit être là, même s'il prend des formes différentes.

Pour certains, le bureau c'est le coworking, parce que c'est un peu l'espace dans lequel les gens se retrouvent. Il y a plein de formes de bureaux aujourd'hui, mais on se rend compte qu'avoir un espace physique, comme tu le dis, c'est un enjeu de culture, c'est un enjeu d'attraction, de collaboration. Toi qui as une équipe qui commence à grandir, tu es bien placé pour deviner la dynamique qui se crée quand il y a tout le monde qui est ensemble, VS quand personne ne se voit. Les boîtes avec lesquelles tu travailles aujourd'hui, se posent-elles ces questions sur le fait de garder des bureaux ou pas ? Savent-elles comment les faire évoluer ?

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Guillaume

Les clients qu'on a aujourd'hui sont des ETI, des grandes entreprises, donc la question de garder des bureaux ne se pose pas. Là où des start-up travaillent avec des modèles 100% à distance, pour les ETI ce n'est pas possible. Par contre, on peut se demander : ces bureaux, de quelle forme ils doivent être ? Comment ils doivent être calibrés ? Et qu'est-ce qu'on propose comme alternative ? Tu l'as dit tout à l'heure, les tiers-lieux, c'est une des possibilités qui sont intéressantes.

On va travailler aussi avec des coworkings. Typiquement, un de nos plus grands clients est WeWork. On a équipé les 19 bâtiments sur Paris, donc on est capables de faire ça. Par contre, là où on ne vend pas encore, et tu as un vrai sujet, côté direction de l'environnement de travail, on se demande jusqu'où on doit accompagner le collaborateur. Est-ce à l'entreprise de répondre aux attentes et à aux besoins du collaborateur en termes de confort quand il télétravaille ? Là ou aujourd'hui dans l'entreprise, la question est évidente.

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💾Composer avec la data

Une continuité de services pour les collaborateurs

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Maxime

C'est hyper intéressant comme sujet. C'est vrai qu'avec Osol, on part du principe que le collaborateur a accès à l'énergie quand il est à son bureau. Alors qu'on pourrait facilement charger son ordinateur au bureau, sans attaquer sur notre consommation perso. « Je consomme du travail à mon domicile. Est-ce que je peux retrouver cette continuité de services ? » Dans le dernier épisode qu'on avait fait avec Latifa Hakkou, la directrice de l'environnement de travail d'Ipsen, elle expliquait que c'était pour elle un l'enjeu n°1.

Maintenant que le bureau s'est éclaté, qu'il y en a une infinité, comment faire en sorte que ce service trouve une continuité, pour le collaborateur en remote ?

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Guillaume

Il y a tout un sujet autour de l’ingérence. Quelle est la limite à cette continuité ?

Dans une entreprise, on va souvent mesurer des paramètres comme la température, l'humidité, le taux de CO₂. Certains clients nous avaient fait part de ces interrogations, et avaient réfléchi à le mettre en place chez les collaborateurs. Mais, quand on ne veut pas se sentir envahi dans son intimité, « Moi, je ne veux pas que mon entreprise sache à quelle température je me chauffe ou quel est mon taux d'humidité ou de CO₂. » il faut se demander : Où doit-on s'arrêter ? Et en fonction des éléments, ça ne sera pas la même limite.

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Maxime

Comment est ce que tu organises ces discussions ? Est-ce que ça reste presque un enjeu de lobby interne de définir quelles vont être les règles du jeu ? Et comment est ce que les collaborateurs et les entreprises vont s'accorder autour d'une règle à peu près commune ?

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Guillaume

Nous, on va être assez transparents, on va travailler main à la main avec les directions de l'environnement de travail. On va plutôt conseiller les DET, travailler ensemble pour bien préparer la réunion. Et derrière, ils portent le projet en interne.

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Maxime

Ça peut être un frein dans le besoin d'uniformisation que les boîtes peuvent avoir. La data est clé à ce moment-là, mais ça peut être vu comme une intrusion dans la vie du collaborateur ou dans ses modes de fonctionnement, etc.

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✅La propreté à l’usage

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Maxime

Tu as parlé de « propreté à l'usage ». Est-ce que tu pourrais définir ce terme pour notre audience ? Comment ce concept a-t-il été amené à se développer avec l'hybride ? Qu'est-ce que ça change d'un point de vue productivité, coûts, nettoyage, qualité de service, RSE ?

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Guillaume

C'est assez nouveau. Ça a été insufflé pendant l'après Covid et la mise en place du travail hybride.

La définition qu'on emploie souvent, c'est : réaliser la bonne intervention au bon endroit, au bon moment. Avec le travail hybride, le bureau n'est pas occupé de la même façon, donc il y a un besoin d'utiliser la donnée pour apporter à un service une valeur plus forte valeur ajoutée, et intervenir seulement quand c'est nécessaire.

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🧰La gestion des ressources

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Guillaume

Pour faire de la propreté à l'usage, tu as plusieurs moyens d'accéder aux informations. Le plus évident sera le taux d'occupation. Le cas d'une salle de réunion par exemple : si elle n'a pas été utilisée de la journée, pourquoi se donner du mal à la nettoyer ? Est-ce que ça peut attendre le lendemain ?

La deuxième information pertinente sera la satisfaction. En prenant le pouls continu de différents espaces (par exemple dans les sanitaires) même s'il y a eu peu de passage, l'insatisfaction témoigne justement d'un besoin de propreté.

Si, avec ça, tu te connectes à tous les dispositifs qui te donnent du consommable (savons, papiers toilette, etc. ). Là aussi, de façon statistique, avec le comptage des passages, tu es censé pouvoir anticiper les problèmes. Se connecter à ces équipements-là permet de gérer les cas de surconsommation.

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Maxime

D'une part on comprend l'importance d'exploiter ces données pour rendre les opérations day-to-day plus efficientes. D'autre part, il y a cet enjeu de prédiction, on pourra aussi anticiper les besoins à venir même en termes financiers. Ces ressources nous offrent un snapshot sur l'usage de nos ressources dans les bâtiments.

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Guillaume

On parle souvent de données qui sont liées aux bâtiments, mais la propreté à l'usage peut aussi faire appel à des données externes. Prenons l'exemple des données météo. S'il pleut, la probabilité que les collaborateurs saliront davantage leur espace sera plus élevée. On peut déjà prédire que ça demandera plus de temps et d'agent. La propreté à l'usage prend en compte d'autres facteurs que ce qui se passe au sein de l'entreprise.

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🫂Une responsabilité sociale, un enjeu humain

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Maxime

Tu ne récoltes pas seulement les données de type occupation et usage, tu la combines avec d'autres données externes. Et c'est vrai que, tout ça cumulé permet d'adresser le volet financier, voire RSE. Si un jour une entreprise ne nettoie que 40% de son site alors qu'auparavant il en nettoyait 100%, elle peut facilement réduire ses dépenses. Comment est-ce que ce modèle se duplique ? Peut-on imaginer que ces bénéfices servent le discours du DET qui doit défendre ce projet auprès des COMEX ?

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Guillaume

Je considère qu'on n'est pas encore assez mature, au niveau global du marché, pour se positionner clairement sur un ROI. Parce qu'en réalité, ça va aussi beaucoup dépendre des entreprises et de l'occupation réelle. J'invite mes clients à ne pas prendre trop de risques à ce niveau, parce qu'on n'a pas assez de recul. Par contre, là où je pense que c'est intéressant d'insister, on va permettre à l'entreprise de propreté de délivrer un service d'une qualité constante, qui répond toujours aux critères fixés avec le client.

D'un point de vue RSE, on va justement éviter de consommer de façon inutile (les produits d'entretien, l'eau), et dans le même temps améliorer les conditions de travail de l'agent de propreté (avec la mise en place de la permanence par exemple). C'est un modèle pour lequel je crois beaucoup : avoir un agent sur site qui reste toute la journée. Avec la propreté à l'usage, on va pouvoir le guider au quotidien, ou encore le former pour l'aider à réaliser des missions qui sont hors de son périmètre de base. Petite donnée que j'avais vue l'an dernier :

90% des entreprises qui se sont passées sur de la propreté en journée ne veulent pas revenir en arrière.

Parce que, deuxième avantage, ça permet de créer un lien entre les collaborateurs et l'entreprise de propreté.

Je le vois dans nos bureaux, j'apprécie de parler à l'agent de propreté, on crée un lien, et ça me responsabilise en tant qu'usager du bâtiment. Je sais qui s'occupe de l'entretien, donc je vais me sentir encore plus concerné et respectueux.

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🌉 Un cercle de collaboration vertueux

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Maxime

L'agent va lui aussi pouvoir constater son efficacité en direct, en même temps que de profiter de son contact avec les collaborateurs.

Ce lien entre les entreprises de propreté, toi en tant que prestataire, et les clients forme un triptyque, si je comprends bien ?

Guillaume

C'est exactement ça. Avec MerciYanis, on va soit signer des contrats avec l'entreprise de propreté, soit avec le client final. Mais la valeur qu'on souhaite inspirer, c'est d'arrêter de raisonner en silo et de tout cloisonner. Notre volonté c'est de rassembler tous les acteurs de l'environnement de travail sur une plateforme. Et au-delà de notre outil, de pouvoir travailler en équipe. Afin de trouver des moyens communs de proposer une expérience aussi parfaite que possible aux collaborateurs. Pour qu'ils veuillent faire l'effort de venir au bureau, il leur faut une super qualité de service.

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♻️ Vers un environnement de travail sain

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Maxime

L'humain dans cet environnement de travail a longtemps été dénigré, voire rayé des réflexions de l'entreprise, alors que c'est un acteur critique. On se rend compte que c'est dur de faire revenir des gens au travail quand l'entreprise est en compétition avec la maison. Il faut recréer ces bonnes conditions. Ils doivent savoir que quand ils viennent, ils vont y trouver ce qu'ils veulent y trouver : des collègues et un environnement sain.

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Maxime

Les métiers des services généraux avaient jusqu'ici un axe technique. En passant à l'environnement de travail, ces métiers se sont davantage complexifiés, à mi chemin entre la technique et l'humain. Avant, c'était difficile de rassembler les IT et les Services généraux dans un même projet. Toi aussi, tu as vu des schismes se créer dans les usages du bureau ? Comment est-ce que ça a impacté tes clients, et l'industrie en règle générale ?

Guillaume

Travailler main dans la main avec l'IT, je le ressens aussi et je trouve ça très appréciable. Maintenant on travaille en synergie, avec la même volonté de proposer le meilleur service aux collaborateurs. Alors qu'au début les volontés étaient opposées. En effet, le métier a dû se digitaliser alors qu'il l'était assez peu en la matière. Il a aussi fallu apprendre à « gérer l'incertitude » engendrée par le modèle hybride. Ton métier, en tant que DET, doit proposer un service gérable tout au long de la journée, tout en étant capable de répondre à des cas exceptionnels, impossibles à anticiper.

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💼 Le nouveau rôle du DET

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Maxime

Question difficile en effet. Penses-tu que ce changement a aussi impacté les qualités et compétences que doit avoir le DET du bureau hybride de demain ?

Guillaume

Oui, tu l'as dit tout à l'heure, il y a tout un aspect social au métier.

Le DET doit avoir une vision beaucoup plus transverse au sein de l'entreprise, il ne s'arrête plus au m².

Et je pense que ça leur plaît d'ailleurs, quand on sait à quel point leur métier est devenu un sujet clé en termes de marque employeur, de fidélisation des talents. Les outils seront aussi différents. Au départ ils étaient liés à l'organisation interne et la productivité. Désormais il y a tout un volet sur les services au collaborateur, et sur la façon de travailler avec ses partenaires. Le DET passe d'un rôle de prestataire, à un rôle plus impliqué, dans lequel il réfléchit à la globalité.

Les DET se rendent compte que la data, c'est le nerf de la guerre pour anticiper les besoins et prendre les bonnes décisions. Il leur faut une stratégie.

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Maxime

Se demander quels services sont les plus plébiscités, quels sont les moins, lesquels sont utiles à quel moment, à quel endroit. Toutes ces informations sont précieuses pour les DET aujourd'hui.

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⭐ Une solution économique et attractive

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Maxime

Tout à l'heure, tu parlais de RSE. Toi qui as un point de vue externe, quelle est la place de cette partie RSE dans les entreprises ? Est-ce aussi crucial que ça paraît ? Y a t-il des solutions déjà en place, qu'elles soient techniques ou pas d'ailleurs ?

Guillaume

La nouvelle génération se place dans l'attente : elle a besoin de s'identifier à l'entreprise en tant qu'individu. Si le collaborateur a des convictions écologiques, il souhaite que l'entreprise les respecte aussi. La direction de l’environnement de travail, pour ça, a un vrai rôle à jouer. Si rien n'est fait d'un point de vue de sobriété, je pense que ça peut causer des problèmes par rapport à certains collaborateurs.

Un autre sujet, encore plus pragmatique, sera cette notion de coûts. Pour revenir sur la sobriété, quand on voit l'augmentation de la facture énergétique, c'est un besoin indispensable de prendre des actions pour aller optimiser ce poste de dépenses.

Maxime

Pour créer une réelle attractivité du bureau pour les collaborateurs, il faut mettre en place des choses qui les engagent. La RSE étant une des actions qu'on peut engager. Il faut créer un environnement qualitatif, donc propre, avec les bons types d'espace, avec le bon équipement technologique. Il faut l'animer avec les bons services, l'offre d'Hospitality, tout ça crée un surcoût par rapport à ce qu'on avait avant. Paradoxalement, ça devient primordial d'optimiser les budgets, alors qu'avant on chauffait tout le bâtiment sans s'en préoccupper. On assiste à un shift dans les mentalités : ne devrait-on pas mieux utiliser nos ressources pour créer une expérience bien plus adaptée ?

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🛎️ L’environnement de travail permet une approche individualisée

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Guillaume

Oui, c'est exactement ça. C'est important d'impliquer les collaborateurs, mais où est-ce qu'on place les curseurs pour satisfaire la majorité ? Si je veux tenir les 19 degrés qui ont été recommandés, ça ne va pas plaire à une partie des collaborateurs. À 19 degrés, certains ont trop froid, ce n'est pas des conditions confortables pour travailler. C'est pas évident quand on a le choix de rester à la maison.

Maxime

On a une collaboratrice qui est très engagée d'un point de vue RSE, mais sa physiologie fait qu'elle a froid et à 20, 21 degrés. Alors que moi, j'aurais trop chaud à 21 degrés. Donc les personnes peuvent être aussi différentes les unes des autres et c’est à prendre en compte. Effectivement, jusqu'à présent, on avait un peu un modèle one-size-fits-all. C'était uniformisé. On va vers un modèle où la singularité de chacun commence à avoir un peu plus sa place, où on peut avoir des choses qui sont variables à l'échelle d'un service, d'une personne.

On va davantage reconnaître la diversité des profils, et je pense que la tendance évoluera dans ce sens. Comment est ce que tu penses que ça va évoluer, d'un point de vue global, cette gestion des individualités ?

Guillaume

C'est là toute l'importance d'avoir de la donnée. Il faut pouvoir le monitorer. Il y a des entreprises qui réalisent, avec le travail hybride, qu'une partie des locaux pouvait ne pas être utilisée. Ils ont donc rassemblé les collaborateurs, ont fermé un étage au complet, qu'ils n'ont plus à chauffer. Donc dans un sens, ils font des économies énergétiques, et ça permet de débloquer un budget pour améliorer d'autres parties du bâtiment. Il y a un vrai travail de synergie à trouver et à travailler main dans la main, une fois de plus, entre DET avec les FMEUR, qui vont aussi s'occuper de piloter ça et avec les collaborateurs.

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