Osol vs solutions traditionnelles figées

Alors que les modes de travail hybrides s’installent dans les habitudes, les espaces de travail et de formation deviennent de plus en plus flexibles. Le rythme d'obsolescence de ces espaces ne fait qu'augmenter et les leaders de l’immobilier tertiaire et de l'aménagement doivent aujourd'hui concevoir des espaces capables d'évoluer dans le temps, simplement.

En parallèle, le parcours collaborateur a lui aussi changé : désormais un travailleur ne reste plus figé derrière un bureau pendant 8h, il bouge dans les espaces au gré de ses activités : espaces informels, espaces collaboratifs, salle de réunion, pause... Et dans ce nouveau parcours beaucoup plus fragmenté, il doit être capable de travailler n'importe où, sans friction.

En ce qui concerne l'accès à internet, le wifi a résolu ce problème : on ouvre son ordinateur portable et on est connecté. Mais en terme d'énergie la friction est toujours présente, d'une part car il faut trouver une prise, de l'autre car même quand on en a une, il faut un chargeur avec soi.

Alors quelles solutions existent pour rendre les espaces réellement flexibles ? Quels sont leurs avantages et inconvénients ?

Avant d’aller un peu plus dans le détail, comprenons en quoi les solutions d’énergie traditionnelles ne répondent pas au besoin de flexibilité nécessaire.

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La réalité derrière les solutions d’énergie traditionnelles

Les prises et dérivés (top access, floor box, goulottes, etc..)

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Photo : Tass

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Avec un investissement peu onéreux, ces solutions électriques traditionnelles peuvent paraître la solution la plus simple et rapide à mettre en place. Cependant, leur rigidité demande des travaux à chaque réorganisation, des modifications du mobilier et une maintenance constante (floor box cassées, café renversé dans les top access, nourrices sectionnées par usure...). Ainsi, bien qu’elles puissent apparaître comme la solution la plus pratique, elles engendrent un impact financier plus important que prévu et un impact environnemental catastrophique.

Enfin, même si ces solutions sont placées au bon endroit dans le site, et partant du postulat qu'il n'évoluera pas et qu'aucune maintenance ne sera nécessaire, ces solutions demandent dans tous les cas d'avoir un chargeur avec soi, ce qui crée une forte friction pour l'utilisateur et engendre des coûts importants (voir la partie “Les chargeurs d'ordinateur”).

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Les rallonges et multiprises

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Comme pour les prises et dérivés, les rallonges et multiprises demandent au collaborateur d’avoir son chargeur d’ordinateur sur soi. Elles offrent un peu plus de liberté de mouvement mais posent des problèmes d’expérience utilisateur et de sécurité (câbles qui traînent, chutes de plain-pied, départs de feu à cause de multiprises utilisées en série).

Les rallonges et multiprises peuvent donc être une bonne alternative ponctuelle ou de secours afin de pallier à un besoin rapide.

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Les chargeurs d'ordinateur

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Photo : Akyga

Les chargeurs d'ordinateur sont monnaie courante. Avec chaque ordinateur, un chargeur est fourni.

Cependant à l'ère de l'hybride, les collaborateurs sont de plus en plus nomades, que ce soit dans leurs bureaux (poste de travail, salle de réunion, espaces informels et autres) ou en dehors (télétravail, tiers lieux, etc..).

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Quand on observe ce qui a été mis en place dans la plupart des entreprises, on se rend compte que les collaborateurs utilisent généralement des docking stations ou des écrans pour recharger leur ordinateur sur leur poste de travail – ceci pour deux raisons simples : simplifier l'expérience et uniformiser les connectiques.

Cependant, partout ailleurs que sur le poste de travail (salles de réunion, espaces agiles, espaces informels, espaces hybrides type work-café ou place de village) les collaborateurs doivent sans cesse avoir leur chargeur.

Mais dans les faits, la présence d’écrans de recharge intégrés au poste engendre souvent l'absence de chargeur (oubli volontaire ou involontaire) du collaborateur dans son lieu de travail, ce qui crée des frictions dans les espaces hors poste.

De même, cette problématique engendre de nombreux achats de chargeurs supplémentaires par les directions IT. Ces derniers sont désormais considérés comme un consommable avec un impact financier et carbone très conséquent (environ 3,5 tonnes de CO2/an et 42k€/an pour une entreprise de 1000 personnes).

L'enjeu pour simplifier le parcours du collaborateur n'est donc pas la présence de prises ou non, c'est avant tout de faire en sorte qu'il puisse être alimenté en tout point – au même titre que le wifi offre cette flexibilité pour la connectivité.

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La mise en place de solutions d’énergie flexibles

Les batteries nomades

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Photo : lesnumériques

Les batteries nomades ou standalone sont des batteries de stockage qui se rechargent à l’aide d’un câble. Contrairement aux prises et chargeurs, l'utilisation de batteries standalone est une option qui répond parfaitement aux enjeux de flexibilité des collaborateurs et de leurs espaces.

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Cependant, elles créent généralement d'autres frictions d'un point de vue financier, environnemental ou expérientiel. Puisque ces unités sont nomades il faut en acheter une par personne, ce qui crée une forte charge financière et carbone.

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De plus, sans aucun suivi possible, elles sont régulièrement perdues et utilisées dans des contextes autres que celui du bureau, ce qui crée d'autant plus de chances de perte ou de dégradation.

Au final, un coût OPEX de maintenance et rachat se crée et l'impact financier se creuse encore plus du côté des directions IT et environnement de travail. D'un point de vue expérientiel, elles n'intègrent généralement pas de connectique ce qui demande constamment aux collaborateurs d'avoir un câble avec eux, et sont généralement vides lorsqu’il en a réellement besoin : ainsi, si le collaborateur doit penser à recharger sa batterie le matin ou le soir, cela ne fonctionne pas.

Bien qu'intéressantes conceptuellement, ces solutions ne représentent pas une solution viable pour les environnements de travail ou d'éducation car elles créent une empreinte financière et environnementale mauvaise tout en offrant une expérience utilisateur de piètre qualité. Cependant, ce fut un premier pas technologique intéressant pour créer les solutions de réseaux de batteries en libre service.

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Les solutions de réseaux de batteries pour l'environnement de travail

À l'inverse des batteries standalone, les solutions de réseaux de batteries pour l'environnement de travail représentent une solution bien plus adaptée. En mettant les unités en libre service, l'usage des batteries est mutualisé ce qui diminue le volume nécessaire par collaborateur : tous n’ont pas besoin d’une batterie en même temps donc un roulement est possible. Une fois qu’un collaborateur a fini d’utiliser une batterie, il lui suffit de la redéposer dans la station de recharge. Ainsi, l'usage d’une station de recharge et de stockage supprime le besoin de penser à recharger ses unités pour le prochain utilisateur.

Cependant, plusieurs solutions de réseaux de batteries en libre service existent, plus ou moins sécurisées, plus ou moins responsables. Alors que certaines doivent être débloquées au travers d’une authentification (badge, application mobile, code), d’autres sont en total libre service ce qui peut facilement mener à des pertes ou des vols.

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Il reste donc primordial de bien choisir son équipement en fonction de ses besoins : une entreprise avec une dizaine de collaborateurs au bureau n’aura pas les mêmes contraintes qu’un grand groupe avec des centaines d’employés sur place.

De même, quand on met en place des solutions de batteries en libre service dans ses bureaux, la maintenance est une caractéristique à ne pas négliger. La façon dont on été conçues les unités mais aussi dont elles sont gérées et recyclées peut faire une grande différence pour l’entreprise qui les intègre dans ses bureaux.

Pour optimiser l'empreinte carbone et le bilan financier de ses équipements, il est donc important d'intégrer des solutions pilotables, paramétrables et surtout sécurisables qui permettront de maximiser l'usage et de disposer du bon volume afin de diminuer l'impact financier, les maintenances et la charge carbone. Il est donc important de comparer les solutions existantes pour choisir le meilleur investissement.

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Vers des espaces réellement flexibles et des collaborateurs plus libres

La transition vers des solutions d'alimentation énergétique flexibles et intelligentes est essentielle pour accompagner l'évolution des espaces de travail et de formation. En dépassant les contraintes des solutions traditionnelles et en adoptant des technologies avancées comme les réseaux de batteries en libre service pour l'environnement de travail, les entreprises peuvent créer des espaces véritablement adaptatifs. Ces innovations permettent non seulement de réduire l'empreinte écologique et les coûts opérationnels mais aussi d'améliorer significativement l'expérience des collaborateurs, les rendant capables de travailler efficacement, où qu'ils soient, sans les frictions liées à l'accès à l'énergie.

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September 25, 2024

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