Le nouveau rôle des bureaux, les solutions concrètes pour ré-enchanter l’expérience

Informations Générales

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📝 Le bureau ne peut plus n’être qu’un lieu de travail. Son rôle devient adaptif et modulaire, car il incarne la multiplicité des expériences et des usagers. En cela, il devient un projet à part entière, et comme tout projet moderne, par ses services il questionne les usages, et par les évènements il modifie les intérprétations, les émotions. Il fait partie intégrante de la réflexion chez tous les décideurs, de la Direction Générale à l’Office Manager.

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Intervenants :

👉 Mary Jude Reidy, Global Workspace, Deezer;

👉Ghislain Phan Dinh, Workplace Strategy Manager, Doctolib,

👉Frederick Ros, Head of Digital Workplace, Amadeus;

👉Dominique Delattre, Directrice des opérations Workplace, Châteauform’Inside.

Animé par Tom N’Guyen cofondateur de Café, Maxime Cousin cofondateur de Osol.

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Le nouveau rôle du bureau

‍À quoi sert le bureau flexible, quel est son rôle ?

Il sert avant tout au vivre ensemble : c’est le socle des réalités de l’entreprise et son sujet c’est la culture. Le lieu de travail doit proposer un concentré de culture qui est l’interface majeure du bureau.

💡 Le bureau dernier détient un rôle structurant, en fournissant un lieu (de travail, de rencontres) et des outils. Pour rendre opérationnel un changement de modalité, ces deux services sont fondamentaux.

Il représente aussi tout ce qu’on ne trouve pas chez soi : le rapport à l’autre, le vivre-ensemble et les échanges professionnels, des services uniques… Il n’a pas le rôle de la maison, c’est autre chose.

On s’en sert pour se confier, co-créer, sortir ou s’exprimer…

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Expérience personnalisée

La workplace c’est le lieu intergénérationnel. L’expérience ne rentre pas que dans une case, elle est multiple. Que mettre en place pour la customisation de cette expérience ?

Pour trouver des solutions, il faut combiner à la fois un processus rigoureux et un dialogue averti.

L’inclusivité, dans son sens large, n’est pas optionnelle, car les besoins sont différents. Il faut pouvoir offrir du choix (sans parti pris) pour qu’un maximum de typologies soit proposé, et pour générer une réelle appropriation du lieu par les employés. Le bureau flexible n’est pas réductionniste : il propose la palette de service existante sur le marché, et les offres sont vastes (des espaces modulables, aux équipements, etc…) .

La modularité s’envisage d’ailleurs dès la conception.

Fluidifier un maximum d’expériences en fonction des profils permet d’adresser le problème de la customisation.

🕜 Le travail flexible est d’un type asynchrone: le rythme, la cohésion temporelle sont ainsi à valoriser, c’est ce qui fera que l’expérience sera riche (avec par exemple une notion de service renforcée, food corners, etc…) . Avec cela, on renforce la compétitivité.

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Réinventer l'expérience

On aborde le bureau avec notion d’expérience plus forte : c’est une façon de travailler qui sort de la vision “company only”. Comment faire pour réorienter cette transition avec plus de précision, faut-il par exemple inventer des nouveaux jobs? de nouveaux projets ?

Pour renforcer la valeur bienveillante, il faut savoir s’appuyer sur le soutien des ressources humaines. Ensuite, on pourra accompagner la transition par la technologie, et par l’expérience.

Faisons en sorte que le lieu de travail devienne un symbole d ‘attractivité, et représente l’ensemble des offres qui marchent.

Effectuer des tests grandeur nature permet de rester ancré dans la réalité, à l’image d’une approche User Experience.

Cette transition se fera plus instinctive une fois avoir mis en place une diversité d’équipes et de profils, plus innovatifs.

Oser, se laisser surprendre du résultat, s’autoriser une capacité à réinventer : avec cela on évite de faire beaucoup de bêtises. C’est une stratégie à mener localement, à l’échelle de la ville, ou de la localité, du quartier.

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Attirer les collaborateurs

Pour rendre l’expérience humaine centrée sur les individus, comment événementialiser le jour du bureau pour en faire un moment de rencontre? Comment le rendre attractif dans les faits ?

Cela passe par l’expérience et l’émotion : graver dans les mémoires, faire intervenir les souvenirs.

💟 Miser sur l’émotion par un accueil physique avec humain (un bonjour, un sourire, une forme de reconnaissance), débouche sur une relation de complicité et de complémentarité entre tous les acteurs du workplace.

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→ Que faire, par exemple pour que les collaborateurs aient envie de payer le prix du commute ?

Une des réponses serait de considérer les sites comme des cinémas et festivals de musique, comme des occasions d’organiser des évènements, de faire rencontrer des équipes. Slack par exemple, permet de mettre en place une forme de charte sur le nombre de jours en présentiel des collaborateurs, et ce qu’ils vont y faire (rencontrer clients ou rassembler des équipes).

Chez Deezer, l’innovation est encouragée par le biais d’évènements organisés qui dynamisent les équipes.

→Par exemple, 5 à 6 évènements sont organisés par équipe sur site, c’est d’autant plus important que les collaborateurs sont des artistes de musique. Pour cela, ils mobilisent des équipes de réceptionnistes qui sont là à temps plein pour diffuser les évènements et communiquer autour d’eux. Ensuite, ces derniers réalisent des compte rendus de ces évènements, centralisent les retours d’expérience, et proposent aux collaborateurs de participer aux expériences de leur choix (personnalisation).

🥙 Nourrissons-les correctement ! Il faut avoir une sincère réflexion sur la restauration d’entreprise : c’est le principe de l’émotion par le ventre, et ce sont les solutions qui permettent d’apporter un bon moment festif.

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Avant, le bureau était synonyme d’obligation. Il entre maintenant en concurrence avec les autres espaces. Par petites flexions il est possible de créer un parcours collaborateur complexe. C’est là que le rapport à l’émotion devient d’autant plus saillant : avec une notion de service hôtelier on peut travailler sur l’aspect sensoriel, les odeurs, l’identité sonore du lieu. Avec cela, on se donne les moyens d’évoluer et on permet une forme d’hyper proximité.

Par exemple avec le métier de Directeur de l’hospitality, il y a un parallélisme de conception entre la partie bureau et la partie hôtelière, par ces moyens il est possible de mettre en valeur le collaborateur. Les bureaux traditionnels sont étanches, et au contraire, ce que le bureau flexible demande, c’est de créer de la perméabilité, une forme de porosité des espaces.

Désormais, le bureau pour être attractif doit aussi être instagramable - il y a vraiment l’intention de le transformer en concept d’hôtel 5*, avec notamment des salons modulables, etc…

Et puis, pourquoi ne pas traiter les collaborateurs comme si le chiffre de l’entreprise en dépendait. D’ailleurs, directement ou indirectement il en dépend. Comment démultiplier ces capacités simplement en les reconnaissant?

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Une approche gloable

Dans les projet de bureau des millions d’euros sont en jeu. Comment abordons-nous ce sujet sur quelque chose de purement expérimental? Quel est l’enjeu budgétaire?

Aller chercher un sponsor, c’est une première recommandation (les managers et HR ont besoin de monde au bureau, l’offre de l’expérience est intéressante pour eux). Les ressources humaines et la proximité sont les angles d’attaque que certains choisissent.

→ Le middle management permet de mettre en valeur les besoins et les idées de changement qui sont arrivés naturellement par le bouche-à-oreille dans les réflexions des collaborateurs, puis, ces idées transitent à la DG qui est alors plus réceptive car déjà sensibilisée.

Il ne s’agit pas de rajouter des couches budgétaires mais de modifier les coûts : avoir une vision à 360 degrés permet de transformer au lieu de remplacer. C’est là une approche disruptive dans le travail et dans les services.

On peut faire intervenir des partenaires en sous-traitance,… il faut oser porter l’idée et surtout être persuadé.

Chez les artistes et créateurs, leur apporter du contenu en relation avec leur travail les rend très enthousiastes. Ils ont naturellement besoin d’espace, et en général les idées sont portées par tout le monde.

Les collaborateurs ne sont pas nécessairement à l’origine des projets mais en tous cas ils sont à l’origine des idées.

Les HR peuvent expérimenter différentes expériences entre les services, apporter une flexibilité en rapport aux tâches des employés. Il font un travail d’influence, ils permettent à la vision d’être partagée, de la faire valider, de mettre en place un plan…

Les questionnaires sont aussi un excellent moyen pour prendre la température, et pour quantifier les données attitrées aux HR. Ces données sont ensuite réinvesties et vont venir justifier les intentions. Grâce à cela on peut tester la réaction des collaborateurs face à ces idées.

In fine, il s’agit de donner le choix aux collaborateur, de proposer une ouverture sur les solutions, de sortir de la boucle, et d’échanger.

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January 26, 2023

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