Le concept hybride de LinkedIn en 3 leçons

Situé dans le quartier de Sunnyvale, en Californie (Etats-Unis), le Building One (B1) fait partie d’un campus de 11 hectares qui accueille le quartier général de LinkedIn.

Il rassemble les équipes de Vente, Marketing & Communications, Business Op, Ressources humaines et recrutement, Design & Produit et d’ingénieurs.

Pas moins de 19 000 employés sont rassemblés dans une douzaine de bâtiments, et le dernier en date, le Building One, fait désormais office de véritable nexus pour la majorité d’entre eux. Le bâtiment devait à l'origine accueillir 1 080 postes fixes, dont la moitié a été remplacée par une gamme d'espaces de travail informels.
Ce concept a fait l'objet d'une analyse plus approfondie dans un épisode de la Newsletter du Hybrid Club.

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Avec une livraison prévue pour avril 2020, le destin du Building 1 a subi un tournant complet, pour être finalement livré en Janvier 2022.

Dans le cadre de la politique hybride de LinkedIn, et suite à la pandémie, il était impossible de deviner le nombre de collaborateurs qui allait revenir au bureau.

C'est le cabinet d’architecture et d’urbanisme NBBJ, et Lisa Britz, Directrice de la Stratégie Design, qui ont encadré le projet de transformation du bâtiment, destiné à accueillir plus de 1 000 postes de travail individuels.

Pour faire face à l'incertitude, la nouvelle stratégie d'aménagement consiste à proposer une grande variété d'options de travail.

Grâce à la recherche et l’approche prospective que leur offre le Design, ils ont réussi l’exploit : non seulement le bâtiment est adopté par ses usagers cibles, mais il attire désormais jusqu’à 63% des travailleurs affectés à d’autres bâtiments.

Le processus de LinkedIn pour l’aménagement de son Building One s’articule autour du Test-and-Learn, et des réajustements qui s'ensuivent.

Voici ce qu'on peut retenir de cette démarche.

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1. Optimiser pour tous les cas d’usages

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L’agencement de bureau traditionnel, fixe, limite souvent l’adaptabilité et la fluidité de l’environnement de travail.

Les employés sont plus productifs lorsqu’ils ont l’opportunité d’agencer eux-mêmes leurs espaces de travail.

En offrant un large éventail d'options d'espace de travail, les organisations peuvent aider leurs employés à créer des routines personnalisées et individualisées.‍

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✅ Définir ses matrices d’usages.

LinkedIn s’est aidé de sa Posture’s Matrix (matrice de postures) pour aménager ses espaces de travail.

Ce registre fait état de 65 types de postures adoptées par les collaborateurs dans différentes situations : collaborer, se concentrer, apprendre et socialiser.

C'est un outil qui a guidé l'aménagement des pièces et les choix de mobilier en fonction du temps passé dans un espace, du type de travail qui y est effectué et des besoins ergonomiques des personnes qui effectuent ce travail.

Il sera judicieux d’étudier le type de tâches et de missions remplies par les employés afin d’organiser ses espaces et de sélectionner le mobilier qui leur convienne le mieux.

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✅Définir des zones et des quartiers pour les différentes personnalités.

Le concept de "quartiers" a été introduit dans le projet d'aménagement du B1 pour diviser l'espace de travail en zones plus petites et plus personnalisées.

Chaque quartier a été conçu pour répondre aux différentes personnalités et styles de travail.

Par exemple, un quartier peut être défini pour les équipes qui doivent travailler ensemble fréquemment, afin qu'elles puissent disposer d'un espace dédié à proximité les unes des autres. Dans ce quartier, il y aurait un mélange de bureaux privés, de bureaux ouverts, de salles de réunion et de salons décontractés pour accueillir différentes tâches et modes de travail.

Un autre quartier pourrait être plus calme et isolé, conçu pour les employés qui ont besoin d'un haut niveau de concentration. Il pourrait avoir plus de bureaux privés ou de pièces insonorisées, et moins d'espaces collaboratifs.

L’idée de LinkedIn de créer des “quartiers” pour différentes personnalités, aidés de leur matrice, permet d’assurer que les employés bénéficient d’un environnement personnalisé et confortable.

Cette variété d’espaces et de zones de travail autorise les employés à trouver une routine personnalisée, individualisée, et un rythme qui leur correspond, permet de leur donner l’autonomie et le dont ils ont besoin pour se sentir chez eux.

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✅Encourager les échanges informels dans l’enceinte du bâtiment.

Pour favoriser davantage la collaboration et les liens sociaux, LinkedIn a conçu son espace de travail pour encourager les interactions informelles et non planifiées.

Au lieu de vastes halls vides et de couloirs sans vie, le bureau de LinkedIn est rempli de salons confortables, de cafés et de salles de jeux. Ces espaces offrent aux employés des occasions de se connecter de manière informelle, favorisant un sentiment de communauté et de camaraderie.

Dans le même ordre d'idées, les salles de réunion sont conçues pour être transparentes et ouvertes, ce qui les rend accueillantes et faciles d'accès.

Cela permet des rencontres et des conversations spontanées, facilitant le libre échange d'idées.

“ La plupart des employés recherchent des endroits pour construire (ou reconstruire) le capital social - que McKinsey définit comme "la présence de réseaux, de relations, de normes partagées et de confiance" - qui s'est érodé au cours des deux dernières années. “ Interview avec Robert Norwood, architecte à NBBJ, et Lisa Britz, Directrice de la Stratégie Design pour Linkedin.

Ces mesures, combinées à leur approche de conception basée sur la posture, garantissent que le bureau de LinkedIn n'est pas seulement un lieu de travail, mais un espace qui soutient activement le bien-être et la productivité de ses employés.

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2. S’accommoder à une force de travail diversifiée

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S’adapter à une force de travail plus complexe et variée, aux personnes ayant des handicaps physiques et cognitifs, nécessite de mettre en place un certain nombre d’installations.

Des rampes à la lumière et à l'éblouissement, du niveau de stimulation à l'acoustique, du degré d'intimité aux meubles pouvant accueillir 60 postures différentes, LinkedIn, n’a rien laissé au hasard.

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✅Une infrastructure inclusive

Un aménagement qui tient en compte les conditions telles que la paralysie, la déficience visuelle ou auditive, la neurodivergence, l'anxiété, etc., est clef pour attirer.

Pour prendre en compte un registre plus étendu d’infirmités physiques et neurologiques, il faudra aller plus loin que d’installer des rampes PME et des ascenseurs, et s’accorder aux différentes sensibilités.

Accessibilité visuelle : Veiller à donner accès à la lumière naturelle jusqu’au cœur le moins exposé du bâtiment, et adapter sa planification en fonction de cet apport lumineux. Proposer des solutions pour réduire l'éblouissement des écrans et limiter l’inconfort oculaire : définir les exigences visuelles en fonction de l’activité exercée pour apporter un éclairage de bureau adapté. Pour soutenir les employés malvoyants ou ayant des troubles visuels, LinkedIn a par exemple mis en œuvre un éclairage ajustable, des contrastes de couleurs sur les surfaces de travail et des affichages numériques à grande police.

Accessibilité auditive : Le niveau de stimulation à l'acoustique peut avoir un impact significatif sur l’attention et le bien-être des travailleurs. Des espaces insonorisés, des casques réducteurs de bruits, ou des machines qui produisent du bruit blanc peuvent aider.

Les technologies assistées peuvent jouer un rôle dans la mise en valeur de l’inclusivité. Les logiciels de reconnaissance vocale, des lecteurs d’écran, ou des claviers personnalisés peuvent être proposés aux employés les nécessitant.

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S'ajuster à cette force de travail diversifiée demande également de considérer les différences culturelles des employés.
Pour respecter les diverses croyances et pratiques culturelles de son personnel, LinkedIn a mis en place des salles de prière et de méditation, et a adopté une approche flexible pour permettre aux employés de respecter les obligations religieuses, comme les jours de congé pour les fêtes religieuses. De plus, la cantine de l'entreprise offre une variété d'options alimentaires pour accueillir les différentes restrictions et préférences alimentaires.

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3. Une amélioration continue par l’approche Test Lab

Depuis la reprise de la construction du B1, LinkedIn embrasse une culture d’amélioration continue et d’innovation, ce qui implique l’expérimentation et le développement itératif.

Ils appliquent cette culture non seulement dans le développement de leurs logiciels, mais aussi sur leurs lieux de travail.

Le principe se concentre sur un principe qu’on retrouve dans le processus de design : depuis la création d’un prototype qu’on mettra en place dans des conditions réelles afin que les utilisateurs puissent interagir avec se dernier, tester ses fonctionnalités et son efficience pour faire des retours constants.

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✅ Un retour sur expérience constant

Pour encourager les collaborateurs à communiquer sur leurs réactions et leurs impressions, il est important de mettre en place des moyens de récolter ces précieuses informations. LinkedIn a dispersé des chevalets dédiés aux commentaires manuscrits dans tout le bâtiment, organise des sondages fréquents, distribue des formulaires de rétroaction, met en place des groupes de discussion ou des entrevues.

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✅ Récolte des données

L'utilisation de la technologie des capteurs dans tout le bâtiment est un outil puissant pour collecter des données d'utilisation. Les capteurs peuvent suivre l'occupation de différents espaces, le mouvement des personnes, les niveaux de bruit, la température, etc. Ces points de données, de type quantitatif, une fois analysés, peuvent révéler des modèles et des tendances dans la façon dont le bâtiment est utilisé.‍

” Nous savons maintenant, grâce à des tests et à des itérations constantes, que les espaces de travail les plus utilisés sont en fait les bureaux et les salles téléphoniques standard.” Comment Linkedin a redesigné son QG pour le travail hybride ?

La conception de son environnement de travail sera ensuite affinée de manière itérative sur la base de ces commentaires et données, dans un cycle continu de tests et d'améliorations.

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LinkedIn a fait preuve d'ingéniosité en adoptant une approche flexible, inclusive et orientée utilisateur pour la conception de ses espaces de travail.

La transformation du Building One souligne l'importance d'une approche basée sur l'expérimentation, la collecte de feedback et l'amélioration continue pour créer des espaces de travail qui répondent aux besoins d'une main-d'œuvre diversifiée et changeante.

À travers le recours à la technologie, l'attention portée à l'inclusion et l'effort pour optimiser l'espace en fonction des différents usages, LinkedIn montre la voie vers l'avenir du travail et offre une leçon précieuse pour les organisations qui cherchent à repenser leurs espaces de travail pour une ère post-pandémique.

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July 18, 2023

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